КЭДО в компании

Что такое КЭДО и как он работает

КЭДО (кадровый электронный документооборот) – это система, в которой сотрудники и работодатели ведут и подписывают с помощью электронных подписей любые кадровые документы. Статьи 22.1,22.2 и 22.3 Трудового кодекса РФ содержат нужные положения о порядке ведения кадрового электронного документооборота в компаниях.

Ответственным за ведение КЭДО является или руководитель компании, или сотрудник, назначенный им.

Преимущества КЭДО

1. Облегчает ведение кадрового делопроизводства в компании. При применении КЭДО персоналу больше не нужно отвлекаться от работы и посещать отдел кадров, чтобы оформить те или иные кадровые документы.

2. Можно быстро подписать очень большое число документов. Ранее, для того чтобы ознакомить с графиком отпусков 100 сотрудников, кадровику нужно было потратить много времени и сил. А вот используя КЭДО, это возможно сделать всего за несколько дней.

3. Значительная экономия времени работников кадровых служб. Специалисты по кадровому делопроизводству (КДП) меньше работают с бумагами, благодаря тому что есть КЭДО.

4. КДП становится более прозрачным. Документы уже нельзя подписать или оформить задним числом. Это дисциплинирует как сотрудников,так и кадровиков: первые – вовремя предоставляют все заявления, вторые - своевременно оформляют всю документацию.

Недостатки внедрения КЭДО в компании незначительны:

• чтобы работать в системе, нужен компьютер или смартфон, а не у всех работников он может быть;

• дополнительные расходы, связанные с внедрением ПО и обучением сотрудников.

Нужно ли внедрять систему КЭДО?

Любая компания сама принимает решение - переходить на КЭДО или нет. Согласно законодательству РФ, на данный момент ведение кадрового документооборота в электронном, смешанном виде или только на бумаге имеет место быть.

В первую очередь переходе на КЭДО необходимо задуматься компаниям с филиалами в разных городах или тем, у кого большая часть сотрудников работает удаленно, в разных городах.

На что не распространяется КЭДО

Подписывать в КЭДО можно любые документы, кроме тех, что согласно закону, пока что должны оформляться на бумаге (это прописано в ч. 3, статьи 22.1 Трудового кодекса). К ним относят:

• трудовые книжки;

• акты о несчастном случае;

• приказы (распоряжения) об увольнении работника;

• документы, которые являются подтверждением прохождения сотрудником инструктажей по охране труда (для личного ознакомления под подпись).

Готовить и подписывать все остальные заявления, договоры, положения, распоряжения и приказы можно в КЭДО.

Как компании перейти на КЭДО

Для того чтобы выполнить требования Трудового кодекса, любая компания должна тщательно спланировать свой переход на КЭДО.

1. Выбрать вид КЭДО. Сейчас есть 2 варианта ведения КЭДО:

• с помощью бесплатной цифровой платформы «Работа в России»;

• работа в своей системе, которая приобретена или же создана компанией.

2. Выбор и установка необходимой платформы КЭДО.

3. Тестирование внедренной системы КЭДО.

4. Настройка интеграции.

5. Подготовка нужных документов и уведомление сотрудников.

6. Получение доступа к системе

Для того чтобы сотрудник мог пользоваться КЭДО, ему потребуется только авторизоваться в личном кабинете платформы по ссылке и затем получить электронную подпись.

В случае если работник уже имеет собственную электронную подпись, компания все равно выдает ему еще одну – специально для кадрового ЭДО. Это и проще, и быстрее.

Сервис “Добыто” - это система, которая позволяет организовать быстрый, эффективный и грамотный электронный документооборот в компании. В том числе наша система позволяет использовать электронные подписи различных видов и уровней шифрования для оформления и отправки требуемой документации. Все данные надежно защищены.

Для полной консультации и заказа сервиса, а также тестирования демоверсии обращайтесь к нам по номеру 8-499-302-31-83 или по e-mail info (собачка) dobyto ru.