Все, что нужно знать о деловых путешествиях

Работа компании по налаживанию партнерских связей с отечественными и зарубежными предприятиями неизбежно приводит к организации служебных командировок. Общение онлайн никогда не заменит личные контакты. Организация https://zcts.ru/ деловых поездок начинается с составления трэвел-политики:

- выбор регулярных рейсов нужного направления,

- онлайн бронирование ЖД билетов,

- проживание в отеле,

- трансферы,

- коллективные поездки (в том числе иностранцев),

- оформление виз,

- профиль путешествий.

Составление этого документа помогает экономить время, деньги и детально распланировать визит, командировку, путешествие.

Организация деловой поездки

На первом этапе необходимо определить цель поездки, поскольку компания решает разные задачи в разных регионах. Одна цель – развитие бизнеса, что означает участие в выставках, конференциях, переговорах, подписании контрактов. Другая группа командировок – поддержание работы компании в регионах:

- встречи с партнерами;

- проверка работы филиала;

- обучение сотрудников и другие.

Очевидно, что в первом случае важен фактор времени – не оставлять партнеров в ожидании, а быстро получить выгодный контракт. Во втором снижение затрат на поездку становится приоритетным направлением организации командировки.

Зарубежные поездки

Налаживание взаимодействия с иностранным партнером предусматривает многократное посещение одной страны, одного отеля, одного ресторана. Солидные отели предоставляют постоянным клиентам значительные скидки. Групповая поездка в комфортных условиях перелета при наличии трансфера позволит прибыть на встречу отдохнувшим и сосредоточенным.

Бронируя номера в отеле, можно предусмотреть наличие сейфов для сохранности важной документации во время пребывания. Но оставлять деловые и официальные бумаги в номере или сейфе отеля во время своего отсутствия не стоит, это относится к документам, мобильным телефонам и пластиковым картам.

Получение визы

Получение визы начинается с посещения сайта посольства страны, где будет проходить командировка. Свободное владение английским пригодится для сбора документов, которые будут указаны в перечне для оформления визы. Необходимо также уточнить указанные условия, сделав звонок в посольство, поскольку актуальные требования могут отсутствовать.

Переговоры с секретарем посольства – услуга платная, не оплатив которую сразу можно лишиться возможности получения важной информации или самой визы. Необходимо уточнить время записи и условия подачи документов, валюту и величину оплаты визового сбора. Если туристический сезон открыт, то запись на получение визы планируется заранее.

Детальная проработка плана поездки поможет выгодно представить свою компанию бизнес-партнерам.