Что такое КЭДО и почему он активно внедряется в компаниях

Что такое КЭДО

Аббревиатура "КЭДО" расшифровывается как "кадровый электронный документооборот". Внедрив в своей организации КЭДО, ее руководство и кадровый отдел могут больше не заниматься "бумажной волокитой" и свести личные контакты с работниками по формальным вопросам к минимуму. Ведь в этом случае большинство функций, которые касаются создания, сбора, обработки, передачи и хранения данных, связанных с персоналом организации, будут выполняться с помощью компьютера и Интернета.

В основе КЭДО лежат два российских законодательных акта, а именно:

• Федеральный закон "Об электронной подписи" - он позволяет верифицированным гражданам подписывать документы удаленно и уравнивает в значимости "бумажную" и электронную подписи;
• Трудовой кодекс Российской Федерации - он узаконил ведение кадрового документооборота в электронном виде, а также позволил работнику и работодателю взаимодействовать в удаленном режиме.

Если на предприятии введен кадровый документооборот для бизнеса, то данный факт имеет как свои положительные стороны, так и некоторые минусы. Хотя плюсов, разумеется, на порядок больше. В этой статье мы попробуем объективно рассмотреть КЭДО, с разных позиций, чтобы руководители могли принять взвешенное и адекватное решение по его внедрению, учитывая разные факторы.

О преимуществах КЭДО

• Чтобы подписать любые документы, работников не нужно вызывать куда-то в кабинет, чтобы они отрывались от своих занятий и делали это лично. Следует лишь отправить им ссылку, и по ней они могут поставить электронную подпись из любого места.
• Пользователь, у которого есть доступ к электронной базе, может удаленно взаимодействовать с огромным количеством документов, хранящихся в этой базе.
• Существенно экономятся денежные средства, что особенно заметно при внедрении КЭДО для малого бизнеса. Ведь не нужно тратиться на аренду (или покупку) дополнительного помещения для хранения документов, на бумагу, принтеры и картриджи для распечатывания бумажной документации, а также на обслуживание и ремонт техники.
• Сохранность документов в случае внедрения КЭДО гарантируется - в отличие от их бумажных вариантов, которые могут потеряться, испортиться и пр.
• Разработчики КЭДО в режиме онлайн следят за всеми изменениями законодательства и оперативно вносят их в систему. Это пункт, пожалуй, один из самых важных - ведь  он позволяет руководству организации быть спокойным за соответствие документооборота правилам.

О минусах КЭДО

Что касается минусов КЭДО, то они с лихвой компенсируются плюсами:

• вам придется платить за эту программу, ее внедрение и обслуживание (но при этом, как мы писали выше, вы существенно сэкономите на другом);
• на внедрение системы необходимо получить согласие всего коллективва вашей организации (обычно с этим проблем не возникает).