Электронный документооборот и обмен документами онлайн

В последнее время все чаще мы сталкиваемся с обменом документами и документооборотом онлайн, который в различных организациях внедряется сейчас практически повсеместно. Причина таких изменений - те огромные преимущества, кторые дает электронное делопроизводство по сравнению с бумажным.

Во-первых, экономится значительное количество времени, и работа ускоряется во много раз: найти любой документ в электронной форме можно практически мгновенно - за несколько секунд (а не часов, как это было прежде). А получить доступ к полной базе документов можно с любого компьютера и мобильного устройства, на которое установлена соответствующая система.

Во-вторых, электронная система документооборота позволяет легко разобраться с актуальностью той или иной версии документа - и быстро найти среди них из них самую свежую, не запутавшись.

В-третьих, при переходе на электронный документооборот исключаются недочеты, связанные с человеческим фактором, - вы найдете именно ту электронную отчетность, которую ищете, и не ошибетесь.

В-четвертых, происходит существенная экономия финансовых средств - на электронный обмен документами требуется гораздо меньше рабочего времени, чем на бумажный. Таким образом, идет сокращение нагрузки сотрудников и затрат на оплату их труда. Кроме того, при хранении документов на компьютере не нужно тратиться на бумагу, чернила, принтеры, не нужно отводить большие площади под хранение бумаг.

В-пятых, документы, которые находятся в электронном виде, защищены от пожара, потопа, грабежа и прочих форс-мажорных обстоятельств - и у них почти отсутствует риск быть украденными, поврежденными или утраченными.

И, наконец, в-шестых, при электронном документообороте упрощаются коммуникации и обмен данными как между различными отделами и сотрудниками одной и той же организации, так и между разными организациями - вплоть до того, что с одним и те же файлом в режиме онлайн могут успешно работать разные люди. Кроме того, используя электронную цифровую подпись, можно обмениваться важными документами с партнерами, отправлять данные в налоговую инспекцию и другие органы, заключать сделки, подписывать документы и наделять их юридической силой.

Сервис E-doc поможет вам наладить обмен электронными документами с вашими партнерами и отправку отчетной документации в госучреждения.